10 cosas que no debes olvidar cuando viajas por negocios

Los viajes de trabajo son frecuentes en la rutina de muchos ejecutivos. Asistir a conferencias, congresos, seminarios, cursos o reniones son algunas actividades que pueden requerir un traslado a otra ciudad. Para que todo salga bien y no haya contratiempos que nos arruinen el día o nos generen una buena dosis de estrés, es conveniente tener una buena organización. Por eso exponemos algunas cosas que no debes olvidar cuando viajas por negocios. 

¿Qué cosas no debes olvidar cuando viajas por negocios?

1. Equipaje de mano 

Una de las cosas más importantes que no debes olvidar cuando viajas por negocios. En primer lugar hay que preparar la documentación y tenerla a mano y bien localizada. Lo principal es lo siguiente:

  • Pasajes o billetes
  • Identificación o pasaporte
  • Tarjetas de débito y crédito
  • Seguro de viaje
  • Identidad de la persona que nos recoja en la terminal
  • Empresa de transfer
  • Dirección del alojamiento
  • Datos de todas las reservas
  • Agenda de reuniones y actividades

2. Material de trabajo

Si nos olvidamos de algo relativo al tema laboral que vamos a tratar, nos va a provocar un serio trastorno. Así que es de las primeras cosas que debemos organizar y meter todo junto en un maletín. Incluso podemos confeccionar días antes una lista de todo lo que necesitamos llevar. Documentos o archivos, tarjetas de presentación, la agenda de trabajo, material para tomar notas, bolígrafos, es decir, todos esos elementos logísticos para poder realizar la tarea que hemos venido a hacer en el viaje de negocios. 

3. Contactos

Tener una lista de contactos y revisarla antes de salir ayudará a que todo salga perfecto. Una recomendación es llevarlo todo anotado a mano en una agenda, además de en el smartphone. Por si acaso.

4. Tecnología

No pueden faltar todos los dispositivos electrónicos que necesitamos para trabajar, como el teléfono móvil, el portátil y la tablet. Por supuesto, no podemos olvidar sus correspondientes cargadores o baterías, los pendrives o los auriculares. Otro punto esencial es el tema de internet, así que deberemos contratar datos suficientes o llevar nuestro USB para poder estar conectados a la red en cualquier sitio. Si se hace un viaje al extranjero, es importante llevar un adaptador universal que funcione con los enchufes de otros países. En el caso de viajes internacionales, recuerda apagar la función de roaming para evitar cargos inesperados, y aprovechar la Wi-Fi disponible del lugar. 

5. Traje de trabajo

Además de la maleta con los enseres personales, tenemos que preparar el traje de oficina que vamos a usar para las reuniones o eventos del viaje de negocio. Lo mejor es llevarlo en una funda portatrajes para que no se arrugue esté perfecto cuando te lo vayas a poner.

6. Organización de las jornadas

En los viajes de negocios no conviene dejar nada al azar, por que además las agendas suelen ser muy apretadas, para aprovechar todo el tiempo posible. Así que para tenerlo todo previsto y anotado, es buena idea llevar una agenda o diario donde podamos organizar el día por horas. De esta manera, lo tendremos todo bajo control y si cumplimos con lo previsto, podemos incluso planificar un tiempo para el ocio y el relax.

7. Guía de la ciudad y aplicaciones

Llevar una pequeña guía de la ciudad a la que nos lleva nuestro viaje de negocios, es muy buena idea.  Aportan datos muy útiles por si tenemos algo de tiempo para ocio. Por otra parte, existen muchas aplicaciones que nos pueden ayudar a escoger hotel, restaurantes o puntos de interés turístico. Podemos encontrar apps de todo tipo, para el pronóstico del tiempo, para traducciones, para controlar los gastos, para organizar nuestra agenda, buscar vuelos, etc. 

8. Un pequeño botiquín cuando viajas por negocios

Ojalá no haga falta pero nunca está de más llevar algunos medicamentos y elementos de primeros auxilios. Analgésicos por si nos da un dolor de cabeza, algo para aliviar las digestiones pesadas, valeriana para calmar el estrés y dormir mejor, o tiritas por si esos zapatos que estrenamos nos rozan demasiado. 

9. Entretenimiento

Los viajes de negocios pueden suponer aburridas esperas en aeropuertos o estaciones y algunos trastornos, como retrasos, cancelaciones, problemas con el equipaje, etc. Para que estas situaciones no afecten tanto y evitar el estrés, en la medida de lo posible, es bueno llevar algo de entretenimiento que nos ayude a evadirnos un poco. Un libro, una revista, una película o algún capítulo de nuestra serie preferida o algo de música seleccionada para la ocasión. Si hemos tenido un día ajetreado, con reuniones intensas, no podemos descartar dedicar un rato a hacer algo de ejercicio como correr, practicar yoga o utilizar el gimnasio del hotel, en caso ofrecer ese servicio. Así pues, no podemos olvidar nuestras zapatillas de deporte. 

10. Traslados en la ciudad cuando viajas por negocios

Otro punto a tener en cuenta es la cuestión de los traslados. Tener contratado algún servicio de transporte antes de emprender el viaje, nos ayudará a que este sea mucho más cómodo y que podamos aprovechar mejor el tiempo. El alquiler de coches con chofer es, sin duda, la mejor opción. El conductor nos esperará en el aeropuerto o la terminal de llegada y nos llevará a nuestro alojamiento, y así podemos despreocuparnos totalmente de horarios de autobuses y trenes. Además, los conductores profesionales conocen las mejores rutas para evitar atascos y nos pueden llevar a los puntos de reuniones y dejarnos en la puerta.  

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